De harde praktijk

Ik moet kiezen. Er gaan leuke dingen sneuvelen. Toen ik eind vorige week in mijn taaklast keek, bleek ik voor de komende periode 426 uur aan activiteiten ingepland te hebben staan.  Een snelle rekensom leert mij dat er nog bijna 100 uur ontbreekt, terwijl ik met mijn aanstelling van 80%, maar 332 uur te besteden heb.

Nu ben ik niet vies van een beetje overwerk, maar het is deze keer echt te veel. Het komt neer op bijna 200 uur aan overwerk, die waarschijnlijk wel uitbetaald zouden worden, maar vol is vol. Schrappen dus. Maar het probleem is: er staan een heleboel leuke activiteiten in die taaklast, zoals stagebezoeken aan tweedejaars studenten en een cursus Business English die ik mag volgen. Er zullen dus van die leuke activiteiten dingen moeten gaan sneuvelen, want het primaire proces moet doorgang vinden. Dat wordt dus nog een akelig karwei.

Een taaklastsysteem was overigens volkomen nieuw voor mij toen ik voor de HvA ging werken. Ik was gewend om zelf urenbriefjes te moeten invullen, en iedereen die dat ook gedaan heeft, weet dat dat altijd een vervelend karweitje is aan het eind van de maand. Bovendien loop je, wanneer je karakter vergelijkbaar is met dat van mij, makkelijk tegen overuren aan. Daarbij komt dat ik niet altijd even goed inzichtelijk maakte wat ik precies deed voor mijn bedrijf, en de uren nogal laag inschatte.

Zo’n taaklastsysteem neemt je voor een groot deel die inspanning uit handen: ieder uur les die je geeft, wordt volgens een geheimzinnige rekensom omgezet in een aantal uren taaklast. Dat is dan inclusief voorbereidingstijd. En zo wordt het systeem gevuld, en wordt inzichtelijk hoeveel je eigenlijk doet voor de organisatie.

Voorwaarde is dan wel dat er iemand op de rem trapt wanneer je teveel uren draait. Natuurlijk kun je dat altijd zelf doen, maar omdat je niet altijd (directe) controle hebt over de taken die je toegeschoven krijgt, wil dat nog wel eens uit de hand lopen. Dat is nu gebeurd, dus nu kan het grote schrappen beginnen.

8 reacties op De harde praktijk

  1. Wat herkenbaar! Alleen is het voor mij juist vanaf de andere kant herkenbaar. Ik ben zelf degene die over de taakverdeling van ruim 30 docenten gaat. Een van de vervelendste dingen van mijn werk vind ik het als ik in het systeem moet gaan zitten schuiven met taken. Ik heb het vandaag weer de hele dag mogen (lees: moeten) doen om de puntjes op de i te zetten voor de vierde onderwijsperiode, maar echt, het is niet leuk. Het verwordt zo snel tot ‘management by Excel’.

    Soms is het nodig om taken te herverdelen – jouw eigen constatering dat je minder moet gaan doen gaat ongetwijfeld ook heel wat overhoop halen in de planning van jouw leidinggevende – en natuurlijk probeer je dat dan tijdig en in goed overleg te doen, maar dat lukt niet altijd. Het schuiven gaat vaak samen met collega-leidinggevenden en zie dan maar eens bij te houden wat er precies gebeurd. En dat is dan niet alleen voor de docenten vervelend, ook ik ervaar dat als frustrerend.

    Weet je wat me ideaal lijkt? Een systeem waarbij je je als docent kunt abonneren op een soort RSS-feed van je geplande taken. Wil je leidinggevende iets wijzigen, dan zie je dat vanzelf als voorstel (of dictaat) binnenkomen. Nou ja, zal voorlopig wel utopie blijven.

    Overigens zie ik bij mensen die uit de beroepspraktijk bij ons starten als docent overigens altijd dezelfde verbazing over het taaklastsysteem. Hoe begrijpelijk en nodig zo’n systeem ook is, blijkbaar heeft het toch ook iets raars. Totdat ze meer dan een jaar in dienst zijn trouwens, dan zijn ze er al helemaal aan gewend…

    Tot slot een dringend advies: ga zo snel mogelijk naar je leidinggegevende met de taken die je geschrapt zou willen zien! Immers, als jij ze niet kunt doen, moet iemand anders het doen en voordat je het weet ontbreekt de tijd om het goed en naar ieders tevredenheid op te lossen. Bedenk hierbij ook dat de organisatie met processen als roostering en zo vaak al veel verder vooruit loopt dan veel docenten denken.

    Veel succes ermee!

  2. Rose zegt:

    Naar is dat he, dat je nooit alles tegelijk kan doen. Sterkte met keuzes maken, enneh, please, niet de stagebezoeken… Of weet je ook al een betrouwbare overnemer??

    En inderdaad, vanuit managementperspectief is het soms een drama, dat geschuif. Ik assisteer daarbij, en elke keer als je denkt dat het rond is, blijkt het toch weer niet te kloppen. Andere teams die ook een beroep op mensen doen, ‘verborgen’ taken, leuke projecten, fijne cursussen (leuk dat je Engels gaat doen!), ’t blijft gedoe…

  3. Ernst zegt:

    “Herkenbaar” is volgens mij het meest voorkomende woord in reacties. Ik zat te zoeken naar een ander woord, maar dat schoot me niet te binnen.

    Ik werk voor 0,3FTE (+0,2 gedetacheerd) voor mijn instituut, en moest vorig jaar hetzelfde snijwerk ondernemen.

    Ik kom uit een familiebedrijf wat 24/7 draaide.
    Kantoortijden en TTI (of PTD) had ik dus ook nog nooit van gehoord.

    Als je in de zomermaanden (piekbelasting) door de hallen liep. Hoorde je het soms kraken onder de ondercapaciteit.

    Ik vind buffelen ook normaal (en vaak zelfs leuk), maar het moet wel eindig zijn, helder waarvoor (een grote zak geld🙂, en het is wel fijn als je samen kunt “buffelen”

    Ik mis 2 dingen:
    – causaliteit in het beloningssysteem. Ik heb geen idee of ik het “goed” doe, alleen voor hoeveel uren ik ingepland sta.
    – causaliteit in het belastingssyteem. Het lijkt soms een beetje kwartetten en je kan er geen pijl op trekken.

    Ik ben geen expert maar @sanderschenk: passen wij eigenlijk ABC toe?

    Ik vind het moeilijk de relatie te zien tussen “activity” en “cost”

    Het zullen wel mijn industriele genen zijn maar ik vind het soms moeilijk om ergens “ingedeeld” (of te kiezen, for that matter) te worden, zonder te weten wat het (intern) schuift, en wat we eraan hebben als opleiding.

    Daarnaast denk ik dat het “urenrekenen” ook negatieve effecten heeft. In onze business kom je er snel genoeg achter dat het niet realistisch is (vooral de randverschijnselen), en je krijgt dan al snel dat iedereen “wel al genoeg te doen heeft”. contra-buffelen volgens mij.

    geef mij maar zo’n “menu” waar Sander het over heeft.
    Als je niet snel iets doet aan ondercapaciteit ga je eraan onderdoor.

    Goed dat je aan de bel trekt. aan je over uren te zien ben je wel een “asset” en dat geeft je wat te onderhandelen.

    Succes,
    Ernst

  4. Paul zegt:

    Voor “overtollig” werk kun je natuurlijk altijd nog een freelance docent inschakelen…🙂

  5. Willem zegt:

    Ik volg je blog met veel interesse en dat geldt ook voor de reacties.
    Ze zijn voor mij alleen zo ontzettend slecht te lezen!
    Kun je iets doen aan lettergrootte en kleurstelling? (Dat zal dan wel na de zomervakantie worden:-)

    Wat betreft de inhoud: sterkte met keuzes maken!

  6. Dirk Paul zegt:

    Zo, dit maakt wat los.🙂 Dat had ik ook niet anders verwacht, al wist ik niet helemaal zeker of het ‘in den lande’ op dezelfde manier speelt. Maar er komt een vervolg. Toch even wat korte reacties.

    @Sander: Interessant idee, die voortdurende berichten aan docenten uit het taaklastsysteem. Maar gaat dat niet enorm interfereren met jouw eigen taken als leidinggevende? En uiteraard heb ik het probleem eerst gemeld bij mijn leidinggevende en daarna pas geblogd. Vandaag gaan we over oplossingen praten.

    @Rose: ik kijk zelf erg uit naar die stagebezoeken, maar er moeten ergens klappen vallen…

    @Ernst: Het klopt inderdaad dat de uren niet altijd even reëel zijn, en er zitten verder individuele verschillen tussen wat docenten kunnen hebben. Zo merk ik dat ik flink wat extra uren kan verstouwen, en sommige collega’s niet. Maar het grootste probleem vind ik dat er zo weinig ruimte overblijft soms om echt kwaliteit te leveren.

    @Willem: Ik ben het met je eens qua lettergrootte. Ik heb echter gewoon een standaard WordPress sjabloon gepakt, weet niet of ik daarin kan vogelen of dat je dan van WordPress.org gebruik moet maken – maar ik zal eens kijken.

  7. Lisette Hilhorst zegt:

    Het systeem van de hva werkt met taaklasturen per periode. Er zijn echter ook scholen die met jaartaken werken. Dit is m.i. veel overzichtelijker omdat je dan aan het einde van een schooljaar in grove lijnen ziet hoe het volgend schooljaar eruit komt te zien. Dat geeft een beter overzicht. Als het met de uren in een bepaalde periode uit de klauwen dreigt te lopen kun je in een eerder stadium bijsturen. De details zullen dan nog wel afwijken door kleinere taken die erbij komen. Maar nu worden we soms verrast per periode en dan is het wel heel ingewikkeld om nog bij te sturen.

  8. Ook op de Hanzehogeschool werken we met een taaklastsysteem (takenlijsten noemen we het hier), maar dan, zoals Lisette schrijft, op jaarbasis. In het ideale geval wordt in mei/juni al bepaald wat iedere docent in elke onderwijsperiode van het volgende cursusjaar aan taken heeft en hoeveel uren daarbij horen. De bedoeling is dat de 1659 uren die bij een voltijd aanstelling horen zo goed mogelijk over de vier onderwijsperiodes verdeeld worden.

    Ongeschreven regel is dat er bij een afwijking van meer dan 10% van het gemiddelde overleg is tussen de docent en de teamleider. Veel teamleiders lijken dat te vergeten. Voor het gemak? Of omdat het een ongeschreven regel is? Afijn, toen ik nog docent was zorgde ik er zelf voor dat ik dan in overleg ging. En soms is een piek helemaal niet erg, in de winterperiode vind ik het geen ramp om wat meer te werken als ik daardoor in de lente wat vaker een middagje vrij kan zijn.

    Inmiddels hoor ik al weer bijna 4 jaar tot het ondersteunend personeel. Ook daarvoor is er een taaklastsysteem, maar daarbij wordt minder goed naar de verdeling over het jaar gekeken. Vanuit mijn ervaring als docent ga ik wel met mijn teamleider in overleg over die verdeling, en dat leidt eigenijk altijd tot goede afspraken.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: